L’organizzazione degli eventi aziendali è una componente essenziale nelle strategie di branding di ogni azienda. Non a caso, un evento organizzato a puntino può diventare un’occasione perfetta per presentare i propri prodotti o i propri servizi, o per aggiungere valore e riconoscibilità al marchio e alla sua mission. Inoltre, gli eventi possono diventare anche un sistema per premiare i dipendenti, o per trovare dei nuovi sponsor.
Naturalmente ogni evento deve essere approcciato con attenzione, concentrandosi su aspetti fondamentali come la pianificazione. Dalla scelta di una location appropriata alla gestione della logistica, i compiti da svolgere non mancano. Seguendo alcune semplici linee guida, però, è possibile organizzarne uno destinato al successo.
Partire sempre da un obiettivo chiaro
Innanzitutto, è essenziale programmare un evento avendo in mente un obiettivo ben definito. Questo per via del fatto che gli eventi possono essere diversi, e avere ovviamente scopi differenti. Ad esempio, un lancio di un prodotto o una conferenza stampa richiederanno approcci diversi, rispetto ad un workshop motivazionale o ad un evento di team building dedicato interamente ai propri dipendenti. Lo stesso discorso vale anche per le presentazioni volte a trovare nuovi sponsor o partner commerciali. Il pubblico, dunque, gioca un ruolo di vitale importanza per la definizione degli obiettivi.
Regalare i gadget aziendali personalizzati
Nessun evento può dirsi completo, senza la consegna dei gadget aziendali ai partecipanti, e questa regola vale sempre e comunque, al di là dell’obiettivo o del pubblico di riferimento. Regalando alcuni oggetti con il logo del marchio, è possibile trasmettere una parte della mission e dei valori dell’azienda, oltre a fare un dono gradito. Ci sono tantissime opzioni classiche, dalle magliette alle penne, ma alcune di esse si rivelano più adatte per gli eventi. I braccialetti personalizzati, ad esempio, vengono spesso impiegati proprio durante queste occasioni, oltre alle fiere di settore.
Fissare un budget ed evitare di sforarlo
Un altro aspetto importante relativo alla pianificazione di un evento aziendale è il seguente: stabilire un budget e rispettarlo. Si tratta di uno step obbligatorio, innanzitutto per una questione finanziaria, dato che le capacità di spesa di una piccola azienda non sono mai infinite, e devono restare entro certi paletti. Inoltre, avere ben chiaro in mente il budget da destinare all’evento aiuterà l’impresa a valutare quali attività possono essere organizzate. Si dovranno gioco forza accettare dei sacrifici, ma ci si potrà anche concentrare sugli aspetti realmente importanti. Si consiglia inoltre di suddividere le spese in voci, dal catering fino alla location, in base all’evento che si organizza, così da avere una panoramica più completa.
La scelta della location per l’evento aziendale
La location è un dettaglio a dir poco fondamentale, ed è anche uno dei più complessi da approcciare. La scelta della location ideale dovrebbe comunque basarsi su due fattori principali: il numero dei partecipanti e lo scopo dell’evento. Per fare un esempio concreto, una festa aziendale è bene che sia organizzata al di fuori degli spazi dell’impresa, per slegare il divertimento allo “spettro” della vita lavorativa. Viceversa, la presentazione di un prodotto o di un servizio dovrebbe svolgersi presso la sede, per una questione di branding. Alcune delle opzioni alternative di successo sono gli agriturismi, le ville e i locali notturni. Infine, è importante che la location scelta non sia troppo distante.
Non solo location: attenzione anche alla data
Chiaramente, fra gli aspetti da non sottovalutare mai, troviamo anche la data dell’evento. Il consiglio è di evitare momenti come i weekend, e orari come quelli lavorativi, perché ciò potrebbe limitare di parecchio l’afflusso dei visitatori. Poi, se l’evento è destinato esclusivamente ai dipendenti, ai partner o ad un pubblico selezionato tramite invito, è possibile chiedere un parere ai partecipanti e stabilire una data e un orario compatibili con le esigenze di tutti. Ovviamente le necessità degli eventuali relatori dovranno avere la precedenza, e fra i periodi da evitare troviamo anche i giorni festivi. Infine, anche qui contano molto le tempistiche: meglio organizzarsi sia con la location, sia con la data, almeno 2 mesi prima.
La scelta del catering e del food & beverage
Il food & beverage può rappresentare una dolorosa spina nel fianco per ogni azienda che desidera organizzare un evento. Ovviamente è fondamentale rivolgersi ad un servizio di catering specializzato in eventi aziendali, e che abbia già una notevole esperienza nel settore. In secondo luogo, bisogna fare molta attenzione quando si programma il menù. Nello specifico, è opportuno prevedere sempre delle alternative gluten free per le persone celiache, informandosi prima su altre eventuali intolleranze alimentari. Infine, serve capire quale opzione conviene di più, fra il buffet, il pranzo servito al tavolo o le cene eleganti.
In conclusione, per organizzare un evento di successo bisogna dar fondo alle proprie energie, impegnandosi sempre al massimo. Ma con i consigli visti oggi, le operazioni risulteranno senza dubbio più semplici.
